信息时代档案管理工作创新研究

2020-05-18 02:48:36 《中国管理信息化》 2020年8期

杨靖梅

[摘 要]改革开放以来,交通运输业迅猛发展,交通运输档案管理任务也更加繁重。在信息时代,改革档案管理方式,创新档案管理工作,提高交通運输档案管理的质量和效率十分必要。基于此,本文探讨了交通运输档案管理存在问题和工作创新方式,为促进信息时代的交通运输档案管理提供一些思考。

[关键词]信息时代;交通运输;档案管理;创新

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.092

澳门中葡平台作用[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2020)08-0-02

0     引 言

近年来,随着社会经济发展,我国的交通运输业发展十分迅速,相应的交通运输档案管理任务增多,面对纷繁复杂的交通运输档案管理任务时,转变传统落后的档案管理方式,促进交通运输档案管理的信息化是时代发展的必然方向,是提高交通运输管理质量和效率的必要途径,但是,当前我国的交通运输档案管理信息化建设还相对滞后,虽然取得了一些进步,但还存在很多问题,需积极探索提升策略,促进交通运输档案管理信息化建设不断进步。

1     交通运输档案管理信息化创新的必要性

澳门中葡平台作用交通运输档案管理,指交通运输部门开展相关工作形成的文字、图像、图表、音频、视频等材料,是交通运输部门的历史性资料,对促进交通运输部门决策、管理、交通执法记录的保存等具有重要价值,加强交通运输档案管理十分重要。信息时代,传统的档案管理模式已不能适应日益繁重的档案管理需求,因此,创新工作方式,促进档案管理的信息化十分必要。①当今时代,交通运输发展迅速,档案管理数量增加,管理的专业性要求更高,对档案价值的利用也更深入。促进档案管理信息化建设,采用先进的计算机系统、计算机管理软件,能极大提高档案信息采集、分析、传输、存储、管理和利用,大大提高档案管理的效率。②传统的档案管理,多为人工为主的纸质管理,耗时耗力,采用信息化管理,能很大程度上提高管理效率,解放人力,减少重复性劳动,节约成本。③随着交通运输行业的发展,交通运输档案的形式发生了很大改变,不仅限于纸质档案,更多的是电子档案,视频、音频等资料形式比以往更加得到重视,成为运输调度、交通执法、道路安全监管等方面的重要凭据,促进档案信息化管理,是新时代交通运输事业发展的需要,是未来交通运输档案管理、交通运输建设的必然趋势。④交通运输档案是交通运输行业、部门的历史性资料,是事实、知识、经验的记录,具有广泛的参考价值,传统的交通运输档案管理,基本上偏重于档案信息获取、归档、整理和保存,但信息时代,通过交通档案的信息化建设,信息整理、分析、归档、传输、共享和调用更加便捷,交通档案能比以往任何时候更能发挥自身的作用,为行业相关决策、交通执法、道路建设等提供依据和参考,大大推动交通运输管理科学化、专业化和高效化。

2     信息时代交通运输档案管理存在的问题

澳门中葡平台作用新形势新任务下,交通运输业发展迅速,管理任务加剧,提高交通运输档案管理信息化建设十分迫切,但是,我国的交通档案管理信息化建设起步较晚,相比于西方发达国家,还处于大力发展阶段,整体上还不成熟,虽然国家高度重视,不断推进其发展,但依然存在不少问题,制约了我国交通运输档案管理质量提高,应引起重视。

2.1   缺乏完善的工作制度

交通运输档案管理是一项十分复杂、细致的工作,对交通部门的工作管理具有重要意义,但是,当前的很多交通部门,并没有意识到交通运输档案管理的重要性,在制度建设、资金投入、人才培养和基础设施建设上投入不足,导致交通运输档案管理水平跟不上交通运输事业发展的需要,影响了档案价值发挥。

2.2   缺乏专业人才

交通运输档案管理人才的缺口很大,尤其是专业的档案管理人才。交通运输档案管理人才应具备专业的档案管理专业知识、计算机基础知识以及一定的交通运输行业的知识与技能,能熟练收集整理归纳相关信息,并对相关信息进行分析和处理,以供相关部门使用,但是,当前很多地方的交通运输部门,尤其是基层的运输部门,并没有建立专门的档案管理部门或档案室,使用的管理人员由行政人员、办公室秘书兼任,部门之间缺乏沟通,完全不能满足繁重的档案管理工作需求。

2.3   软硬件设施落后

澳门中葡平台作用交通运输档案管理信息化建设,必须依赖一定的电子信息设备、技术、系统、工具进行,但是,很多地方交通运输部门的档案管理停留在落后的纸质封存或人工录入阶段,工作效率低,工作效率差,制约了档案管理质量提高。

2.4   档案信息安全问题有待改善

澳门中葡平台作用信息时代,数据获取、传播十分便捷,给人民的工作和生活带来了很大优势,但是,相应的信息安全问题较为严峻。交通运输档案管理中,不可避免地涉及很多重要信息,加强这些信息的维护和管理,保障信息安全,防止信息泄露、信息被不法分子盗用进行违法犯罪活动是信息时代交通运输档案管理的重要任务,但是,当前的很多交通运输档案管理机构、档案管理组织在这方面的工作还存在一些弱势,需要加强。

3     信息时代交通运输档案管理工作创新

信息时代,传统的档案管理模式已经不能满足当代档案管理需求,必须积极创新,与时俱进,促进档案信息化,提高管理水平。

3.1   加强意识建设

信息时代,交通运输档案信息管理不应只是档案管理人员一个人的事,应是交通运输相关部门共同重视的事情,应加强相关澳门中葡平台作用,通过知识讲座、单位报刊、杂质、门户网站、电子信息平台等进行宣传教育,普及档案的重要性和基本知识,让交通运输的各部门以及工作人员认识到交通运输档案的价值、重要性、档案整理归档的相关知识与程序,积极主动地保留相关凭证、文件、数据,并积极与档案室对接,提高档案管理人员信息收集整理的能力,节约时间和精力。交通部门的有关领导,应更加重视档案管理工作,为单位档案管理制定相应制度,提供必要的资金、人才和技术,为单位档案管理工作提供良好保障。

3.2   创新工作制度

澳门中葡平台作用信息时代,电子信息技術已经深刻影响了社会变革,渗透入社会的改革领域,改变着社会的生产生活方式和人们的思维,交通运输行业也不例外。立足于交通运输行业的交通运输档案管理,也应紧跟时代步伐、把握时代脉搏,根据档案管理工作的变化创新,制定工作制度。比如:创新档案管理办公室的日常工作制度,对档案收集、整理、归档、储存、传输、调用等档案整理的各个环节制定严格的工作规范,确保档案管理的专业性和规范性;创新档案管理方式。摒弃传统落后的档案管理方式,采用先进的计算机系统、软件进行信息化管理,提高工作质量、效率;应加强档案利用,完善档案的调用借阅制度,在一定范围内合理使用档案,发挥档案的价值。

3.3   创新人才培养模式

信息时代,目前的交通运输档案管理工作缺乏高度专业、经验丰富的技术人才,人才的信息化技术操作能力偏低,尤其是偏远地区的农村基层,所以,创新人才培养模式,提高档案管理人才的综合素质十分重要。首先,应引进专业的交通运输档案管理人才,引进具有专业档案管理技能、计算机操作能力、基础交通运输知识的专业人才;其次,应对现有的档案管理人员进行定期、不定期的职业技能和职业道德培训,尤其是加强计算机软硬件、档案管理电子化操作技能的培训,开展一些工作经验交流会、通过内部交流群、行业公众号、论坛、网络平台等进行工作经验、技能交流,促进档案管理人员共同进步;最后,应建立明确的激励制度和监督制度,对档案管理人员的工作情况进行完善监督,实行责任制,责权明确,对在工作中表现良好、获得较好工作成绩的员工给予奖励,对有严重失误,带来不良后果的工作人员进行相应处罚,形成竞争机制,促进档案管理工作人员综合能力提高,推动档案信息化管理。

澳门中葡平台作用3.4   加大资金投入,完善基础设施

信息时代,交通运输档案必须进行信息化管理,加大资金投入,为档案管理办公室配备先进的计算机系统、档案管理软件、信息交流工具、信息交流平台、云存储平台等基础设施,并提供资金保障。此外,也应为档案管理日常工作开展提供基本资金,确保档案收集、整理、分析、存储、传输、管理、调用等日常档案管理工作顺利进行。

3.5   加强信息安全建设

澳门中葡平台作用信息时代,交通运输档案管理必须加强信息安全建设,除了加强档案管理人员的职业教育,增强其保密意识外,还应为档案管理相关系统构筑超强的防火墙;应加强对计算机的安全监测,快速拦截异常侵入;应定期对计算机软件进行杀毒处理;加强计算机保密设置,对计算机系统的登录、登出进行控制,对重要机密档案进行加密处理、设置浏览权限等,促进交通运输档案的信息安全管理。

4     结 语

近年来,交通运输建设发展迅速,对应的交通运输档案管理任务和难度也大规模增加,为了适应不断发展的档案管理新形势,采用先进的信息化技术进行交通运输档案管理十分必要,行业相关人员应积极转变思想,加强交通运输档案管理制度创新、人才管理创新,加大资金投入、完善基础设施建设,加强安全管理,促进现代交通运输档案管理工作质量和效率提高。

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